Personvernerklæring

Her kan du lese hvordan KF behandler personopplysninger i verktøyet Bedrekommune og 10-FAKTOR.

Hvis du bruker verktøyet Bedrekommune og 10-FAKTOR eller er i kontakt med oss på andre måter, gjennom å motta nyhetsbrev eller spør om hjelp til noe, vil KF behandle personopplysninger om deg. KF har som mål å beskytte og respektere ditt personvern, og benytter kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne oppfylle våre forpliktelser. All informasjon blir lagret elektronisk hos oss, og utleveres ikke til andre parter.

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger, og hva slags informasjon samler vi inn?

Vi samler inn og bruker personopplysningene dine til ulike formål avhengig av hvordan vi kommer i kontakt med deg. Hvis du logger inn for å bruke verktøyet, legger til andre brukere, legger til respondenter, mottar nyhetsbrev eller kontakter kundeservice. Vi behandler kun opplysninger du selv gir oss.

Som kunde av Bedrekommune/10-FAKTOR

Dette er personopplysningene vi behandler og lagrer når du er bruker eller testbruker av verktøyet Bedrekommune/10-FAKTOR:

Grunnleggende brukerdata som navn, e-postadresse, organisasjonsenhet du har tilgang til og hvilken tilgang du har
Rapporter og analyser du har lagret
Undersøkelser du planlegger og har gjennomført

Som respondent i Bedrekommune/10-FAKTOR

Identifiserende spørsmål kan velges bort fra undersøkelsene
Variablene som kommer frem i identifiserende spørsmål/bakgrunnsspørsmål, brukes for å se etter mønstre i besvarelser ved større analyserer og tilgjengelig for de fleste undersøkelsene. Hvilke opplysninger som etterspørres i de ulike undersøkelsene står i tabellen under. For å begrense unødvendig innhenting av informasjon, oppfordrer vi kommuner til å fjerne spørsmål fra undersøkelsene når informasjonen ikke er relevant for formålet.

Besvarelser kan ikke knyttes til respondenter
Etter en respondent har sendt inn en besvarelse på en undersøkelse, vil svaret bli separert fra respondenten. Det er ingen kobling mellom respondentens ID og besvarelsens ID. Det er derfor ikke mulig å se hvem som har svart på undersøkelsen og ikke. Dette er for å sikre respondentenes anonymitet.

Rådata blir kun utlevert ved formell bestilling og med begrunnelse
Det er som nevnt ikke mulig å koble en besvarelse til en respondent ved bruk av bedrekommune.no. Det er fortsatt ikke mulig i en rådata-fil. Det man kan se i en rådata-fil, er en samlet besvarelse. Man kan se hva en person har svart på alle spørsmålene i undersøkelsen. Det kan gjøre det lettere å identifisere en respondent. De som mottar rådata-fil har ansvar for risikohåndtering og for å beskytte respondentenes personopplysninger i henhold til gjeldende lovverk og retningslinjer.

Behandlingsansvarlig eier informasjonen i bedrekommune
Det er behandlingsansvarlig (kommunen) som eier resultatet og annen informasjon om undersøkelsene de gjennomfører. Vi oppfordrer til at behandlingsansvarlig å slette informasjon fra spørreundersøkelser som ikke lenger har et formål.

Håndtering av personopplysninger for respondenter

TYPE UTSENDELSE	PERSONOPPLYSNINGER	HÅNDTERING AV DATABEHANDLER
Epost	Kontaktinformasjon (e-postadresse)	Slettes etter 28 dager
SMS	Kontaktinformasjon (telefonnummer)	Slettes etter 28 dager
SvarUt	Fødselsnummer	Slettes etter 28 dager

For å oppfylle avtaleforhold, inkl. administrasjon

I den forbindelse lagrer vi personalia og følgende kontaktinformasjon: navn, adresse og arbeidsstilling etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Besvare henvendelser som kommer inn til oss

I den forbindelse lagrer vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og f.

Markedsføring via nyhetsbrev

I den forbindelse lagrer vi navn, e-postadresse og virksomhet, og hva du ønsker informasjon om. For eksisterende kunder skjer behandlingen etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Utenfor eksisterende kundeforhold skjer det etter markedsføringsloven §15 og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

2. Data som lagres, informasjonskapsler (cookies) og bruk av Matomo

For å få informasjon om bruk av nettsidene våre benytter vi informasjonskapsler (cookies). KF lagrer følgende informasjonskapsler i databasen vår når brukere er logget inn i Bedrekommune/10-FAKTOR

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler kan være nyttige for både eieren og brukeren av en nettside. Eieren av nettsiden kan tilpasse tjenesten ut fra informasjonen som lagres. Brukeren opplever nettsiden som mer brukervennlig og tilpasset. Ved å bruke en kryptert informasjonskapsel kan vi sikre at du er logget inn når du bruker verktøyet. Vi ivaretar personvernet ditt ved at vi bruker opplysningene bare til statistikk, og det er ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson.

KF bruker Matomo til å analysere bruken av verktøyet vårt. Matomo blir levert av X og gir oss rapporter og statistikk som vi bruker til å analysere og forbedre nettstedet gjennom informasjonskapsler. Informasjonen innsamlet gjennom Matomo blir lagret hos oss i Norge. Informasjonskapslene forteller oss hvilken nettleser du brukte, hvordan du kom til nettsidene våre og hvordan du brukte nettstedet (hvor mange sider du besøkte, hvor lenge du var inne osv.)

De fleste nettlesere aksepterer informasjonskapsler automatisk. Du kan velge å avvise informasjonskapslene i utgangspunktet. Hvis du tidligere har godkjent dem, men ikke ønsker det lenger, kan du velge å endre innstillingene i nettleseren din slik at informasjonskapsler ikke blir akseptert.

3. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. KF er databehandler av personopplysningene og samarbeider med andre for lagring av data. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Intility AS, 981 967 070, Schweigaards gate 39, 0191 Oslo, Norge
More Software Solutions, 984 574 819, Henrik Ibsens gate 40, 0255 Oslo, Norge

All behandling av personopplysninger som vi foretar, skjer innenfor EU/EØS-området.

4. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Det betyr hvis du trekker tilbake et samtykke, så sletter vi personopplysningene du har trukket tilbake samtykket for. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg, slettes inntil tre år etter at avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet, er oppfylt.

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn i og retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk rettighetene dine må du kontakte kundesenteret vårt. Vi svarer på henvendelsen din til oss så fort som mulig.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk rettighetene dine overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi bare gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke til noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre det på er å kontakte kundesenteret vårt.

6. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, håper vi du tar kontakt med oss. Du har imidlertid også rett til å klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet, på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

7. Endringer

Hvis det skulle skje endringer i tjenestene våre eller i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du har fått her. Hvis vi har kontaktopplysningene dine, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers finner du alltid oppdatert informasjon lett tilgjengelig på nettsiden vår.