Metoder for å forstå roller bedre (Faktor 6)

Dette er et utkast fra boken "Oppfølging av 10-FAKTOR - metoder og verktøy" av Pål Tanggaard fra Lent.

En rolle forteller om en persons plass i en gruppe. Man kan si at en rolle gjenspeiler de forventningene både vi selv og våre medarbeidere har til hvordan vi skal opptre, og hvilke arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet vi har ansvar for i vår stilling. En person opplever høy rolleklarhet når forventningene til oppgaver, leveransekvalitet, beslutningsmyndighet, plikter og krav som følger med rollen, er tydelig for ham/henne. Slike forventninger er som regel beskrevet i en stillingsbeskrivelse. Likevel opplever vi stadig at det oppstår usikkerhet og forvirring rundt hva som er forventet av oss i en stilling. Da blir det ofte brukt mye energi på å lure på hva vi skal gjøre, heller enn at vi får gjort arbeidet vårt. Å være trygg på hva som er forventet av oss, gjør at vi i større grad kan fokusere på det vi skal gjøre.

Rollekart

Hva og hvorfor

Denne metoden er laget for å tydeliggjøre både for medarbeidere og for nærmeste leder hva den enkelte oppfatter som rollebeskrivelsen som følger jobben hun gjør. Selv om det er et lederansvar å tydeliggjøre hva hver enkelts jobbrolle innebærer, kan det være fint å gjøre deler av denne oppgaven i fellesskap, også fordi det noen ganger er overlapp mellom ulike jobbroller. Dermed kan medarbeidere og ledere få en konstruktiv samtale om hva som skal til for å skape mest mulig klarhet i den enkeltes oppgaver, ansvarsområder, plikter og beslutningsmyndighet.

Antall deltakere: 2−50 og flere.

Materiell: Skriv ut et ark med rollekartet (se under) til hver medarbeider, helst på ark av A3-størrelse for ha litt plass å skrive på. Det går også an at den enkelte tegner opp sitt eget kart med utgangspunkt i modellen under. Ta gjerne med små Post-it-lapper som kan brukes til å fylle inn oppgaver i kartet, for da kan disse flyttes rundt på underveis.

Tid: 60 minutter til sammen. Først settes det av ca. 30 minutter til å fylle ut sitt eget rollekart. Deretter en samtale i par eller mindre grupper, eventuelt direkte med leder – ca. 30 minutter.

Hvordan

1. Del ut et blankt rollekart til hver enkelt. Her jobber deltakerne først individuelt og noterer de oppgaver og aktiviteter de selv tenker ligger til sin rolle. Ved å bruke små Post-it-lapper kan man eventuelt rotere rundt på oppgavene underveis. Rollekartet fylles ut på denne måten:

a. I den innerste sirkelen noterer du dine kjerneoppgaver og ansvarsområder. I neste sirkel skriver du oppgaver og ansvarsområder som du anser som mindre sentrale, men likevel viktige. I ytterste sirkel skriver du inn oppgavene og ansvarsområdene som ligger i ytterkant av hva stillingen din innebærer.
b. Slik blir det tydelig for deg selv hvordan du ser på jobben din, og hvilke oppgaver og aktiviteter som du tenker at det er din oppgave å gjøre.

2. Deretter kan deltakerne presentere sitt rollekart for enten en eller flere personer som de jobber tett med, og be den eller de personene om å kommentere eller fylle ut et rollekart over hvordan de ser på deres rolle og forventninger de har.

3. Til slutt blir rolleinnehaver enig sammen med sin leder og eventuelt nærmeste medarbeidere om hvilke lapper som skal stå på rollekartet, og hvor de skal stå. Ta eventuelt bort de lappene med aktiviteter og oppgaver som ikke hører hjemme på kartet. Dette kan være tidkrevende å få til, og må trolig tas i et møte på et senere tidspunkt. Når alle data er samlet inn fra de to kartene, kan leder og medarbeider sammen lage det kartet som alle parter er enige i. Da skal det være tydelig for alle hvilke oppgaver og aktiviteter som er knyttet til den enkelte medarbeiders stilling.

Når intervjuet er ferdig, kan dere dele innsikter i mindre grupper eller i plenum. Det går også an å bruke metoden positiv kjernemappe som en struktur for deling av innsikter og nye ideer. Se side 107 i boka for tips.