Sjekkliste i 10-FAKTOR for administrator Som administrator for 10-FAKTOR-undersøkelsen, er det en noen ting som er viktig å huske å gjøre. Derfor har vi laget en sjekkliste for å hjelpe deg på veien.
Publisert 29.04.2021
Skrevet av Klara Vatten
Foto Unsplash
Sjekkliste i 10-FAKTOR for administrator
Her er en sjekkliste for hva du trenger å gjøre når du skal administrere utsendelsen av 10-FAKTOR medarbeiderundersøkelsen. Du kan finne mer informasjon om hvordan å sette opp og gjennomføre undersøkelsen i den tekniske brukerveiledningen.
En stor utfordring mange har, er å bli enige om tidspunkt for gjennomføring av undersøkelsen. Det er mange avdelinger og enheter som skal delta og det er mange ulike ønsker for når den skal gjøres. Derfor er det fint at man kan gjennomføre undersøkelsen på forskjellige tidspunkt for ulike enheter og avdelinger. Det du gjør da, er å stå i ønsket enhet på venstre side, velg fanen engangspassord og underfanen e-post. Sett inn dato for utsendelse og påminnelse. Husk at datoen må være minst én dag frem i tid.
Er organisasjonsstrukturen deres i 10-FAKTOR oppdatert? Du kan legge til eller flytte enheter via fanen Org.Struktur og deretter underfanen Detaljer. Enheter som ikke lengre er i bruk, skal ikke slettes. Disse kan flyttes til X-ikke i bruk. Ved å flytte enheter hit, bevares også historisk data.
Systemet leveres med forhåndsdefinert struktur basert på tjenesteområdene i KOSTRA. Alle virksomheter som skal gjennomføre 10-FAKTOR må registrere sin organisasjonsstruktur basert på sitt reelle organisasjonskart slik at svarene fra respondentene lagres på riktig enhet.
For å få mulighet til å sammenligne resultater over tid er det viktig å lage en struktur som kan ligge fast over år, og som tar høyde for omorganiseringer.
Organisasjonsstrukturen kan bygges opp manuelt eller importeres via Excel. For å laste opp strukturen via Excel må filen settes opp på riktig måte, se avsnittet Fane - Importer organisasjonsstruktur i Teknisk Brukerveiledning side 17.
Det er spesielt viktig å legge inn en Slutt-dato for når undersøkelsen skal være ferdig. Årsaken til dette er for å få en endelig dato slik at det kan tas ut rapporter. Om det ikke settes sluttdato vil respondenter kunne svare etter at rapporter er tatt ut og rapportgrunnlaget vil være endret i etterkant.
Datoen som settes på øverste nivå arves nedover i strukturen og kan ikke endres på et undernivå. Det kan være behov for å utvide stoppdato av ulike årsaker som for eksempel lav svarprosent, noen respondenter som ikke har fått svart tidsnok osv. Da må dette gjøres på øverste nivå i strukturen. Respondenter som forsøker å svare etter satt dato vil få melding om at undersøkelsen er stengt. (Teknisk brukerveiledning side 27)
Respondenter skal ikke legges inn på øverste nivå. Det er strukturen du har satt opp som avgjør hvor respondentene skal plasseres. Det finnes tre måter å importere eller legge inn e-postadresser til respondentene. Dette gjøres under fanen Undersøkelser og underfane Epost.
1. Laste inn alle e-poster via en Excel-fil som importeres på kommunenivå. Dette forutsetter at hver enhet/avdeling er gitt en unik Ekstern-ID.
2. Laste inn alle e-poster på enheten, der hver avdeling ikke har en Ekstern-ID. Dette gjøres via en Excel-fil som importeres på hver avdeling/avdelingsnivå.
3. Gå inn på hver enhet og registrer hver respondent manuelt. (Teknisk brukerveiledning side 35).
Det ligger en standardtekst i 10-FAKTOR som kan tilpasses før utsendelse. For å endre teksten, trykk på knappen Se/endre under Invitasjonsdato. Det anbefales ikke å endre setninger som inneholder [ ] og lenker. Det er fordi det ligger koder bak og systemet fletter inn informasjon i disse. Legg heller til tekst over og under. Husk å endre avsender under Mvh. (Teknisk brukerveiledning side 32)
Ved å legge inn en dato på Invitasjonsdato, vil epost-invitasjon sendes ut automatisk. Utsendelsen starter kl. 08.00 den datoen som settes og sender invitasjonene gruppevis til alle er sendt ut. Respondenter kan oppleve å motta e-posten på ulike tidspunkt til tross for at de tilhører samme avdeling. Dette er gjort for å forhindre at systemet blir overbelastet.
Datoen må være minst én dag frem i tid. Det er mulig å sende undersøkelsen manuelt. Dette gjøres på den enkelte enhet. Gå til ønsket enhet, huk av for alle eller den e-posten det skal sendes til, og trykk på knappen Generer og send til merkede. Systemet sender da umiddelbart ut en epost til de respondentene som er avmerket. (Teknisk brukerveiledning side 31)
Her er det mulig å sette inn en dato slik at systemet automatisk sender ut en epost-påminnelse til de som ikke har svart. Datoen må være minst én dag frem i tid. Dersom det er ønskelig med flere påminnelser må dato endres etter første påminnelse.
Utsendelsen starter kl. 08.00 den datoen som settes, og fortsetter i grupper til alle e-postene er sendt ut. Respondenter kan oppleve å motta e-posten på ulike tidspunkt til tross for at de tilhører samme avdeling. Dette er for å forhindre at systemet blir overbelastet.
Det er mulig å sende påminnelser manuelt ved å huke av for alle e-postene på en enhet eller kun de i enheten du ønsker å sende purring til, og trykk på knappen Send purring. Systemet sender ut en epost umiddelbart til alle som ligger på enheten som ikke har besvart undersøkelsen tidligere. Påminnelsen går kun ut til den enheten du står i. De som allerede har svart på undersøkelsen vil ikke få påminnelse. (Teknisk brukerveiledning side 31)
