Suksesskriterier og fallgruver i 10-FAKTORs tre faser

10-FAKTOR er ikke bare en medarbeiderundersøkelse. Det er en prosess og en måte å målrettet jobbe med utvikling i organisasjonen. I denne artikkelen tar vi deg gjennom kjente suksesskriterier og fallgruver i de tre ulike fasene av 10-FAKTOR-arbeidet; forberedelse og forankring, gjennomføring av undersøkelsen og oppfølging og videre utviklingsarbeid.

Forberedelse og forankring

Suksesskriterier

• Vise at 10-FAKTOR er en annerledes medarbeiderundersøkelse som vil følges opp i etterkant
• God opplæring til ledere som skal benytte undersøkelsen - både i begrepsbruk og prosessverktøy
• Sikre medvirkning og forankring hos medarbeiderne i kommunen

Fallgruver

• Medarbeidere i kommunen har dårlige erfaringer med medarbeiderundersøkelser og kan stille seg negative til en slik undersøkelse om de ikke får tilstrekkelig kjennskap til 10-FAKTOR
• Ledere og medarbeidere har ikke tilstrekkelig forståelse for formålet med 10-FAKTOR

Tips til forberedelsesfasen

Rådmannsnivå

• Ta eierskap til 10-FAKTOR-arbeidet for å få den driven i arbeidet som det krever

HR/Personal

• Sørg for bred forankring av 10-FAKTOR og forståelse for hvordan undersøkelsen ikke er målet i seg selv, men heller prosessen og utviklingsarbeidet den danner et grunnlag for
• Hold kurs for virksomhetslederne, slik at de er forberedte på 10-FAKTOR og kan forankre det videre
• Vurder om det kan være riktig å involvere ansatte på flere nivåer, som HMS-utvalg for å sikre forankring

Virksomhetsledere

• Kommuniser oppfølgingsarbeidet som medfølger 10-FAKTOR til dine medarbeidere slik at de forstår at dette ikke er en sjekk av arbeidsmiljøet, men et utgangspunkt for utviklingsarbeid

Gjennomføring av undersøkelsen

Suksesskriterier

• God tilrettelegging for gjennomføring av undersøkelsen for alle ansatte
• Ledere/HR-raådgivere eller andre med kunnskap om undersøkelsen er tilgjengelig for medarbeidere som skal gjennomføre
• God kommunikasjon og logistikk i oppfølging av undersøkelsen - gjerne oppfordring fra rådmannsnivå

Fallgruver

• Liten forståelse for hvorfor undersøkelsen skal gjennomføres og forventning om manglende oppfølging
• Ved distribusjon per epost: sikre at det ikke havner i søppelpost
• Ansatte uten kontorplass har behov for særskilt tilrettelegging

Tips til gjennomføringsfasen

Rådmannsnivå

• Støtt HR og virksomhetsledere ved å oppfordre medarbeiderne i kommunen om å gjennomføre 10-FAKTOR

HR/Personal

• Sørg for god logistikk i gjennomføring, med utdeling av passord og påminnelser om svar
• Hold interne konkurranser på svarprosent mellom virksomhetene
• Vær tilgjengelig for spørsmål om praktisk gjennomføring

Virksomhetsledere

• Legg til rette for gjennomføring for dine medarbeidere, ved å sette av tid og/eller gjøre PC tilgjengelig for gjennomføringen

Oppfølging og videre utviklingsarbeid

Suksesskriterier

• Felles beslutning om hvilke faktorer som skal arbeides med og hvilke tiltak som skal følge det opp skaper eierskap
• Utvikling av handlingsplaner med konkrete tiltak, frister og tildelt ansvar for å følge det opp
• Integrering av 10-FAKTOR i øvrig utviklingsarbeid, slik at det er tydelig hvordan medarbeiderundersøkelsen brukes aktivt i etterkant

Fallgruver

• Krevende å "holde trykket oppe" etter undersøkelsen er gjennomført og diskutert i første runde. Flere oppgir at det i begrenset grad er gjennomført tiltak etter første runde
• Endring i ledelsen fører til manglende oppfølging, dersom ikke de ansatte har eierskap til tiltakene
• Endring tar tid. Dermed er det viktig å bygge videre på erfaringene en gjør seg i første runde med 10-FAKTOR og sette lista enda høyere ved neste gjennomføring

Tips til oppfølgingsfasen

Rådmannsnivå

• Knytt 10-FAKTOR-arbeidet opp mot øvrig utviklingsarbeid på høyt nivå, for å synliggjøre relevansen

HR/Personal

• Vær tilgjengelig for å støtte virksomhetselderne i oppfølgingsarbeidet
• Vurder om det er hensiktsmessig å etterspørre hvordan virksomhetene har fulgt opp 10-FAKTOR-arbeidet

Virksomhetslederne

• Benytt muligheten til å reflektere over arbeidshverdagen i deres virksomhet med utgangspunkt i 10-FAKTOR
• Sett tydelige handlingsplaner hvor ansvar for oppfølging er fordelt også blant dine medarbeidere, for å sikre eierskap til videre arbeid
• Bruk begrepene fra 10-FAKTOR i øvrig utviklingsarbeid for å vise sammenhenger